GoomRent: gestión de alquiler de vehículos

Los módulos de GoomRent cubren las necesidades de negocio de tu empresa de alquiler: gestión contable, relación con el cliente, control y mantenimiento de la flota de vehículos y seguridad y análisis de datos.
¿Qué necesita tu negocio?

Para la gestión de la contabilidad se incluye toda la funcionalidad de Microsoft Dynamics 365 Business Central (antes Navision). Un ERP que ha evolucionado a la nube y que ofrece características avanzadas tras continuas mejoras desde hace más de 20 años.

Dentro de este módulo se incluyen características como:

  • Contabilidad General. Plan Contable y Diarios.
  • Presupuestos contables.
  • Impuestos: SII o IVA, 340, 347, 349, Intrastat.
  • Auditoría.

Periodos contables, el sistema permite definir el año fiscal y los periodos contables. Estos periodos contables se pueden bloquear para no permitir realizar imputaciones mientras no estén abiertos. Este bloqueo puede aplicarse a todo el sistema o se puede bloquear módulo a módulo. Se pueden realizar los procesos de cierre del ejercicio para obtener la cuenta de resultados y el balance del año.

GoomRent contempla la gestión completa de los elementos de inmovilizado de la empresa en su contexto de control, gestión contable y fiscal. Este módulo permite la gestión efectiva y eficaz de los activos:

  • Realizar un buen seguimiento de los gastos de amortización. Disponible todos los métodos habituales de amortización y con la posibilidad de crear métodos de amortización personalizados.

Además, el sistema hace los cálculos y realiza los apuntes contables e imputación de costes de forma automática

  • El módulo de Activos Fijos registra, procesa y calcula adquisiciones, amortización, depreciación, apreciación y venta/baja de activos.
  • Corregir movimientos: existe la opción de anular un movimiento incorrecto y a continuación registrar el movimiento correcto.
  • Documentar transacciones del inmovilizado.

A nivel de reporting, el sistema permite obtener diferentes informes como Lista de Activos, Valor Neto AF o Análisis contabilidad de AF, entre otros.

Además, dentro del módulo de Activos Fijos existen otras cuatro funcionalidades:

  1. La funcionalidad Seguros permite controlar la cobertura de seguro y las primas anuales de los activos. También ajustar los valores de los seguros.
  2. La funcionalidad de Mantenimiento proporciona la capacidad para registrar los gastos de mantenimiento y servicio de cada activo. Asimismo, puede integrarse con Contabilidad.
  3. La funcionalidad Distribuciones permite asignar distintos porcentajes de los gastos de la amortización periódica de un activo fijo a diversas cuentas, o a dimensiones y valores de dimensiones y valores de dimensiones diferentes.
  4. La funcionalidad Reclasificación ofrece la posibilidad de cambiar la clasificación de un activo fijo o una parte de este. También permite el desglose de activos en varios componentes de un activo principal. Si se va a realizar la venta/baja parcial de un activo, necesitará esta funcionalidad.

Las principales funcionalidades estándar incluidas en este módulo son las siguientes:

  • Gestión del ciclo completo de compras (ofertas, pedidos, albaranes parciales o totales, registro de facturas/abonos).
  • Flujo de aprobación de documentos por responsable e importe.
  • Mantenimiento del maestro de productos, gestión de almacenes, gestión de tarifas, gestión de descuentos e Informes de compras / producto.
  • Solicitud de ofertas a proveedores.

Gestión de proveedores, configuración de datos identificativos y de clasificación de proveedores. Condiciones de pago, modos y condiciones de entrega de servicios y productos, contactos, múltiples direcciones de entrega y facturación.

Este módulo permite disponer de una base de datos de proveedores que permite un control global de las compras pasadas, presentes y futuras.

Acuerdos de descuentos, configuración de acuerdos de descuentos, escalados por cantidad, expresados en porcentaje y con rango de fechas para la aplicación del descuento. Dos tipos de descuento:

  • De línea, aplicable a una línea del pedido/factura de compra
  • Total, aplicable a todo el pedido/factura.

Planificación de compras, mediante la hoja de demanda, los usuarios del módulo de compras podrán tener el control de los materiales que necesitan comprar. Se pueden indicar una seria de filtros al proceso o bien ejecutarlo para toda la demanda que haya en ese momento.

Se incluye un módulo de gestión de clientes que puede integrarse por XML o Web Services con aplicaciones propias o el CRM (Microsoft Dynamics 365) en el caso de un negocio B2B.

Desde GoomRent se podrán definir las condiciones comerciales y de facturación y el sistema generará de forma automática la facturación y envío de factura al cliente.

Se puede ampliar con el módulo del portal del cliente, para que éste consulte sus documentos y pueda actualizar su propio perfil.

Desde este módulo, se obtendrá todo el transaccional de ventas para poder consultar la información del cliente, así como poder categorizar a los clientes en función de su compromiso y cifra de ventas.

Para las facturas incobrables, el sistema permite realizar una factura rectificativa de ésta para poder recuperar el IVA de la factura.

Asimismo, se pueden limitar las reservas de nuevos vehículos si el cliente tiene un elevado nivel de riesgo y/o deuda vencida.

En este módulo se contempla toda la gestión relacionada con los pagos a proveedores y cobros de clientes.

De forma integrada, el sistema permite generar los ficheros SEPA de emisión de adeudos directos (b2b) o core (b2c) y transferencias.

Conciliaciones,  el sistema tiene asociado bajo cada cuenta bancaria todos los movimientos realizados en el sistema contra dichas cuentas. Se puede importar el extracto bancario para realizar la conciliación.

Previsiones, el sistema permite conocer los pagos y cobros futuros como una posición global en función de los documentos de facturas y pedidos introducidos en el sistema.

Nómina, se puede hacer una integración para importar el fichero txt facilitado por sistemas externos para que vuelquen los datos en un diario contable para su contabilización en las cuentas correspondientes.

Módulo de cartera, tiene la ficha de Banco como maestro principal del módulo y dos grandes procesos, el cobro y el pago a clientes y proveedores respectivamente, como funciones principales.

El diseño de la ficha de Bancos permite la automatización de las comisiones por operaciones de Cartera, así como la definición de los límites de descuento de importe máximo por descuento de efectos abiertos.

Mediante el módulo de Cartera se pueden crear documentos a cobrar/a pagar de forma muy sencilla. También permite entregar una remesa de efectos tanto al cobro como al descuento.

La función de Órdenes de pago permite agrupar uno o varios documentos a pagar y poder enviar a la entidad financiera una relación de todos los documentos pendientes. La cual se encargará de gestionar su pago en la fecha de los vencimientos de los documentos.

Se configurará la norma 34 para un banco.

Se contempla toda la gestión del alquiler del vehículo y su integración con aplicaciones informáticas propias, hechas a medida o de terceros.

Desde la solicitud y reserva previa, la entrega y seguimiento del bien, hasta la devolución de este. En todo el proceso se conocerán los movimientos y ubicaciones de los vehículos.

El sistema permitirá realizar un análisis de la rentabilidad del vehículo desde las siguientes vistas:

  • Por matrícula (unidad mínima de análisis).
  • Por tipo.
  • Por marca.
  • Por categoría.
  • Por zona o región.

Se podrán diferenciar los costes directos imputados al vehículo y, además, el sistema podrá repartir los gastos generales o costes indirectos de una determinada zona o bien de los de estructura generales de toda la empresa. Estos repartos podrán realizarse por el criterio propio y de este modo tendremos una visión global de la rentabilidad del negocio del alquiler del vehículo.

Por otro lado, se podrá personalizar el sistema a través del módulo de ingresos por alquileres donde el sistema permite personalizar por grupo o vehículo, las tarifas de venta y descuentos.

Por último, el sistema contempla una gestión del cobro integrada desde la opción de integrar TPV virtuales o pagos electrónicos con tarjeta, hasta el pago previo mediante la gestión de anticipos por reservas de vehículos.

Con la opción de Business Intelligence podrá analizar su negocio a través de unos informes gráficos y dinámicos con el seguimiento en tiempo real de las operaciones llevadas a cabo por toda la empresa.

Entre otros, podrá analizar:

  • Rentabilidad del negocio desde distintos puntos de vista: por región o zona, por marca, por tipo, por categoría, por tramo horario, por día, mes, etc. También realizar comparativos entre años.
  • Cifra de ventas desde distintas perspectivas.
  • Top ten de clientes.

Son muchas las empresas que disponen de aplicaciones propias o de terceros para gestionar el alquiler y la movilidad de su flota de vehículos. Por este motivo, la solución está preparada para integrarse con aplicaciones de terceros o bien las propias hechas a medida a través de ficheros TXT, XML o Web Services.

Mediante esta integración, que puede realizarse en tiempo real, se asegura que la información está alojada de forma segura y estructurada en la nube de Microsoft.

Además, una integración segura permite evitar la duplicidad del dato y disponer del mismo para todas las personas de la organización en cualquier dispositivo y lugar.

Con este módulo, se puede relacionar toda la información y documentación en cada uno de los procesos empresariales del negocio del alquiler de vehículos, cumpliendo con toda la normativa de seguridad y compliance necesaria en estos momentos.

Además, dicha documentación estará asociada al vehículo de forma estructurada desde el momento en que es adquirido el vehículo hasta que es vendido o dado de baja.

Este módulo avanzado basado en Inteligencia Artificial (IA), que se integra con las soluciones de e-commerce, permite entre otros:

  • Reducir los rechazos improcedentes y aumentar las tasas de aceptación de los bancos.
  • Reducir las pérdidas por fraude y los gastos de revisión manual.
  • Reducir la frecuencia de los obstáculos y las fricciones en la experiencia de compra.

De este modo, mejorará la rentabilidad y experiencia del cliente. Es una solución que permitirá a los gestores e-commerce optimizar los controles antifraude.

Además, permite evitar las pérdidas generadas por cuentas fraudulentas supervisando la creación de las cuentas y ayudando a minimizar su mala utilización y los ataques automatizados dirigidos a ellas.

Con esta opción, el departamento de marketing podrá crear sus propios contenidos digitales como:

  • Landing Page.
  • Formularios web.
  • Encuestas.

Asimismo, podrá realizar un seguimiento del impacto que está teniendo todo el contenido digital de la empresa en la web a nivel general y a nivel particular para una determinada persona (cliente o potencial cliente).

También se puede utilizar la plataforma para el envío de emails de forma automática y masiva informando al mercado de las novedades, promociones, avisos, invitaciones a eventos, etc. Una vez realizado el envío se podrá hacer un seguimiento del impacto que ha supuesto dicha campaña.

Además, la opción de nurturing o programas de marketing permite segmentar la información y disparar acciones en función del comportamiento digital que están teniendo los clientes con nuestros contenidos.

Este módulo es un completo CRM basado en Microsoft Dynamics 365 que permite disponer de toda la información de nuestro mercado objetivo, con una base de datos completa de empresas y personas, diferenciado por cualquier criterio o segmento.

Permite instaurar la metodología comercial que permita a los comerciales que se dirigen a empresas de una herramienta flexible para informar de su actividad, realizar ofertas, acceder en tiempo real a tarifas/descuentos y crear pedidos.

Con el módulo de atención al cliente o de gestión posventa, se puede atender de forma automática cualquier incidencia, tanto interna como externa.

Una vez producida la incidencia, se da de alta y se asigna al equipo responsable de su resolución, enrutando la misma en un procedimiento en función a lo que ha ocurrido.

A través del sistema de alertas y avisos, cualquier persona de la organización puede estar al corriente de lo que sucede con la flota de vehículos.

A su vez, la aplicación permite configurar un protocolo de mantenimiento preventivo de los vehículos asignando tareas, responsables y fechas, lo cual permite planificar los recursos necesarios con antelación y evitar costes innecesarios. Asimismo, estas revisiones y el control de estados evitarán que los vehículos figuren como disponibles para el alquiler.

Por último, el software incluye informes para los gestores relacionados con el número de incidencias por vehículo, costes asociados, tiempos de reparación, satisfacción del cliente, etc. Todo ello aporta una inteligencia de negocio necesaria para tomar decisiones y mejorar la atención del cliente.

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