Software gestión de alquiler de maquinaria

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Elementos alquilables

Identificación y clasificación de todos los elementos alquilables de la empresa de forma individual. A cada uno de ellos se le pueden añadir características específicas. Por ejemplo, descripción, color, combustible, etc. Junto a estas características se configuran otras propiedades del elemento alquilable como el control de su antigüedad, mantenimientos, relación con activos fijos y su disponibilidad para la venta.
Además, a cada elemento alquilable se le puede asociar documentación o instrucciones de uso.

Múltiples centros de servicio y categorías

Posibilidad de crear varios centros con disponibilidad múltiple del elemento alquilable por sede. Cada centro contará con su ficha de servicio, su relación de empleados y sus propios calendarios. La disponibilidad del elemento alquilable se define por centro de trabajo, por fecha y por hora.
Se pueden establecer grupos y niveles de clasificación del elemento alquilable. Esto permite organizar elementos alquilables similares dándoles propiedades comunes e integrando los procesos específicos con otras áreas del negocio. Por ejemplo, la facturación de las revisiones.

Contrato de alquiler

Puede realizarse a cliente o a genérico. Los contratos de alquiler se configuran para uno o varios elementos alquilables. Se selecciona el bien alquilable y también alquilables alternativos ante la falta de disponibilidad. También se pueden incluir productos, recursos y cuentas.
En la reserva se incluye la fecha y hora inicial y la final. Por otro lado, en el histórico se registran los contratos y también las direcciones de envío (en caso de que exista y sea necesaria) de los clientes.

Albaranes de entrega y de recogida

Los albaranes se crean por cada elemento alquilable y por sus complementos. Recogen los datos de fecha y hora para el control de la salida y la entrega y los datos del transportista. Asimismo, muestran el estado del alquilable, por ejemplo "en transporte" o "pendiente de recogida". Los albaranes pueden agruparse en hojas de carga.

Almacén

La gestión de almacén básica tiene en cuenta diferentes aspectos como los pedidos de compra, los albaranes de transportista y las hojas de carga. Se hacen estimaciones de las solicitudes de salida y de la previsión de entradas.

Cargos relacionados con el elemento alquilable

Existen otros cargos adicionales al elemento alquilable optativos u obligatorios como pueden ser productos, recursos o cuentas. En esta entidad también se incluyen los consumos, impuestos, tasas y transporte por kilómetros.
El cálculo de importes se realiza por bien alquilable, tiempo de alquiler o importe manual.

Mantenimientos y revisiones

Control de los mantenimientos y revisiones de los elementos alquilables con un historial individual que también incluye el histórico de averías.

Precios, tarifas y descuentos

Los precios, tarifas y descuentos pueden aplicarse por elemento alquilable de forma individual o por grupo de alquilables. En función al tipo de bien, se puede establecer que sean por días, semanas o meses.

Calendario de facturación personalizable

Posibilidad de configuración de un calendario de facturación adaptado a las necesidades de la empresa.

Contabilidad

Para la gestión de la contabilidad se incluye toda la funcionalidad de Microsoft Dynamics 365 Business Central (antes Navision). Un ERP que ha evolucionado a la nube y que ofrece características avanzadas tras continuas mejoras desde hace más de 20 años.
Dentro de este módulo se incluyen características como:
- Contabilidad General. Plan Contable y Diarios.
- Presupuestos contables.
- Impuestos: SII o IVA, 340, 347, 349, Intrastat.
- Auditoría.

Tesorería

En este módulo se contempla toda la gestión relacionada con los pagos a proveedores y cobros de clientes. De forma integrada, el sistema permite generar los ficheros SEPA de emisión de adeudos directos (b2b) o core (b2c) y transferencias.
Para las conciliaciones, el sistema tiene asociado bajo cada cuenta bancaria todos los movimientos realizados en el sistema contra dichas cuentas. Se puede importar el extracto bancario para realizar la conciliación.
En cuanto a las previsiones, el sistema permite conocer los pagos y cobros futuros como una posición global en función de los documentos de facturas y pedidos introducidos en el sistema.
Para las nóminas se puede hacer una integración para importar el fichero txt facilitado por sistemas externos para que vuelquen los datos en un diario contable para su contabilización en las cuentas correspondientes.

Configuración contable

Se pueden establecer grupos contables personalizados y de registros de IVA para gestionar todos los trámites de forma automatizada desde la herramienta.

Ofertas

Se asocian a un comercial y se pueden aplicar a clientes, contactos o de forma genérica. También puede categorizarse por centro.

Periodos contables

El sistema permite definir el año fiscal y los periodos contables. Estos periodos contables se pueden bloquear para no permitir realizar imputaciones mientras no estén abiertos. Este bloqueo puede aplicarse a todo el sistema o se puede bloquear módulo a módulo. Se pueden realizar los procesos de cierre del ejercicio para obtener la cuenta de resultados y el balance del año.

Módulo cartera y bancos

El módulo de cartera tiene la ficha de Banco como maestro principal del módulo y dos grandes procesos, el cobro y el pago a clientes y proveedores respectivamente.
El diseño de la ficha de Bancos permite la automatización de las comisiones por operaciones de cartera, así como la definición de los límites de descuento de importe máximo por descuento de efectos abiertos.
En este módulo se pueden también crear documentos a cobrar/a pagar de forma muy sencilla y entregar una remesa de efectos tanto al cobro como al descuento.
La función de Órdenes de pago permite agrupar uno o varios documentos a pagar y poder enviar a la entidad financiera una relación de todos los documentos pendientes. La cual se encargará de gestionar su pago en la fecha de los vencimientos de los documentos.
Se configurará la norma 34 para un banco.

Gestión de clientes

Recoge un histórico de relación con el cliente con datos sobre los que construir relaciones más duraderas y mejorar el engagement. Existe la posibilidad de incorporar un área adicional de marketing digital que mantiene la trazabilidad.

Gestión de oportunidades

Facilita a los comerciales la transformación de las oportunidades en clientes.